In unserer Branche ist es nötig, dass mehrere Änderungen an Dateien vorgenommen werden müssen, etwa bei Druckdaten, bis diese in Produktion gehen können. Der Grafiker/Setzer hat also immer wieder Änderungen an einer Satzdatei. Wie geht er damit um?
Möglichkeit a)
er überschreibt die vorhandene Datei und speichert die gänderte Datei mit gleichem Namen ab.
Vorteile:
+ wenig Dateien erhöhen die Übersichtlichkeit
+ wenig Speicherbedarf
Nachteile:
– ein nachträgliche Rücksprung auf eine Vorversion ist nicht mehr möglich!
– der Aufwand und die Änderungen können dem Kunden nicht nachträglich dokumentiert werden.
Möglichkeit b)
Man speichert die Dateien jedes mal unter neuem Namen ab.
Vorteile:
+ alle Versionsstände jederzeit verfügbar
Nachteile:
– höherer Speicherplatzbedarf
– Unübersichtlichkeit bei schlechter Namensgebung
Der gewichtigste Nachteil bei Möglichkeit b) kann jedoch problemlos durch eine gute Namensvergabe umgangen werden.
Was sind gute, was schlechte Namen um die Dateiversion zu kennzeichnen?
Wenn man sich für Möglichkeit b) entscheidet, dann stellt sich die Frage WIE man die Dateien benennen sollte. Beliebt aber wenig sinnvoll ist es einer neueren Dateiversion ein NEU im Namen zu verpassen. Das kann funktionieren, wenn es tatsächlich die NEUe Version bleibt, was aber, wenn es zu einer weiteren Änderung kommt? Mitunter wird dann der Zusatz FINAL bemüht, doch auch hier das gleiche Dilemma, was wenn aus der Finalen eine spätere Version als die Neue, aber eben noch nicht die Endgültige wird? Auch Dateien nachträglich wieder umzubenennen ist überhaupt keine gute Idee, da dann keine Abstimmung mit dem Empfänger mehr vorgenommen werden kann.
Die Namen sollten also LOGISCH aufgebaut sein, etwa indem für jede Version ein _VerX angehängt wird.
Es gibt dann schlimmstenfall eine _Ver1, _Ver2, _Ver3 usw. so ist immer auf einen Blick klar, welche Position in der Versionsgeschichte die Datei darstellt. Diese Art der Dateibenennung hat sich noch aus einem anderen Grund als vorteilhaft erwiesen: So bleibt es auch dem Kunden präsent die wie vielte Überarbeitung er soeben veranlasst hat – und es beschleunigt die Angelegenheit mitunter deutlich.
Manchmal kann es auch sinnvoll sein ein Datum mit in die Datei aufzunehmen. Dies macht keinen Sinn, wenn es darum geht das Erstelldatum der Datei zu speichern, da dies sowieso als Dateieigenschaft mitgespeichert wird. Wenn es aber z.B. darum geht Dateien welche einen bestimmten Stand, oder ein Aufnahmedatum (das vom Bearbeitungsdatum abweicht) zu dokumentieren, ist die Vergabe eines Datums im Namen sinnvoll. In welcher Form sollte das Datum in den Dateinamen geschrieben werden? In Deutschland ist als Datumsschreibweise TT.MM.JJ üblich. Diese schreibweise empfinde ich als unpraktisch, da sie beim Sortieren der Dateien nach Namen zu unlogischen Ergebnissen führt (Es wird nach Jahr, dann Tag und nicht nach Jahr, dann Monat, dann Tag sortiert). Besser ist das Datumsformat nach ISO 8601:2004 und EN 28601 zu verwenden: YYYYMMDD (Basisformat) oder YYYY-MM-DD (erweitertes Format mit Mittelstrich als Trennzeichen). Ansonsten gleichnamige Dateien welche zusätzlich das Datum beinhalten werden bei einer Sortierung des Ordners nach Dateinamen folglich nach Datum sortiert.
So weit ist das Konzept einfach konsequent umzusetzen.
Schwieriger und unübersichtlicher wird es, wenn die Dateinamen nicht selbst vergeben, sondern Dateien vom Kunden übernommen werden.
Kunden halten sich leider so gut wie nie an Namenskonventionen und vergeben ihre Dateinamen irgendwie beliebig. Wie also diese Dateien in eine „ordentliche“ Organisation integrieren?
Eine Möglichkeit besteht darin die eingegangenen Dateien des Kunden zunächst in einem Eingangsordner zu isolieren.
Hat man ein klares Konzept nach dem die Dateinamen aufgebaut sein sollen und entsprechen die Dateien diesem nicht, kann man die Dateien nach der eigenen Konzeption umbenennen und dies in einer entsprechenden Textdatei dokumentieren.
z. B. erst mal an der Kommandozeile in dem Verzeichnis mit dir >> namensgebung.txt eine Textdatei mit allen Dateien erstellen.
Eine einfachere Lösung – ohne Extra-Dokumentation – besteht darin, den Originalnamen der eingehenden Datei um ordnende Bestandteile zu ergänzen. Der Originalname kann dann am Ende des Dateinamens belassen werden.